Bonnes pratiques : une facture doit contenir un ensemble d’informations obligatoires permettant un traitement rapide, fiable et difficilement contestable.
Note : dans le cadre de la facturation électronique, une donnée structurée est une information organisée dans des champs normalisés (comme le montant, le SIREN ou la date) afin qu’elle puisse être lue, comprise et traitée automatiquement par les systèmes informatiques.
Mentions obligatoires | Utilité ou traitement | Données structurées dans |
Numéro de facture unique et chronologique : chaque facture doit avoir un numéro qui suit une séquence logique sans trou. | Permet d’identifier la pièce comptable et d’assurer la traçabilité des écritures. | Identifiant unique de facture transmis dans le flux électronique (ID facture). |
Date d’émission de la facture : date à laquelle la facture est officiellement créée. | Permet de déterminer la période comptable et fiscale. | Champ date structuré obligatoire dans les formats électroniques (UBL / CII). |
Identité du vendeur : raison sociale ou nom de l’entreprise qui émet la facture. | Permet d’identifier le tiers dans la comptabilité. | Nom légal du fournisseur structuré. |
Adresse du vendeur : adresse du siège ou établissement émetteur. | Information utile pour identifier le tiers et vérifier la conformité. | Adresse structurée du fournisseur. |
Numéro SIREN ou SIRET du vendeur : identifiant officiel de l’entreprise en France. | Permet d’identifier l’entreprise dans les systèmes comptables. | Identifiant entreprise utilisé pour le routage des factures électroniques. |
Numéro de TVA intracommunautaire du vendeur : obligatoire si l’entreprise est soumise à la TVA. | Permet la gestion de la TVA et les contrôles fiscaux. | Champ TVA vendeur structuré. |
Identité de l’acheteur : nom ou raison sociale du client. | Permet de rattacher la facture au compte client. | Nom légal de l’acheteur structuré. |
Adresse de l’acheteur : localisation de l’entreprise cliente. | Utilisé pour identifier le client dans la comptabilité. | Adresse acheteur structurée. |
Numéro de TVA intracommunautaire de l’acheteur (si applicable). | Permet de gérer la TVA intracommunautaire ou l’autoliquidation. | Champ TVA acheteur structuré. |
Date de la vente ou de la prestation : date à laquelle le bien ou service a été fourni. | Permet de déterminer le fait générateur de TVA. | Date de livraison/prestation structurée. |
Plusieurs lignes de facture sont possibles pour les éléments ci-dessous | ||
Description des produits ou services : détail de ce qui est vendu. | Permet de déterminer le compte comptable produit ou service. | Description structurée ligne par ligne. |
Quantité vendue. | Base de calcul des montants comptables. | Champ quantité dans chaque ligne de facture. |
Prix unitaire hors taxe. | Permet de calculer la base HT de l’écriture comptable. | Champ prix unitaire structuré. |
Taux de TVA appliqué (20 %, 10 %, 5,5 %, etc.). | Permet de déterminer le code TVA en comptabilité. | Catégorie de TVA normalisée. |
| ||
Montant total HT (hors taxe). | Montant enregistré dans le compte de produit. | Montant HT structuré. |
Montant total de TVA. (plusieurs montants si différents taux de TVA) | Montant enregistré dans le compte de TVA collectée. | Montant TVA par taux. |
Montant total TTC (toutes taxes comprises). | Montant total de la créance client. | Montant total de la facture dans le flux. |
Conditions de paiement (ex : 30 jours, 45 jours fin de mois). | Permet de suivre les échéances clients. | Conditions de paiement structurées. |
Date d’échéance de paiement. | Permet le suivi des relances et du recouvrement. | Champ date d’échéance dans la facture électronique. |
Mention des pénalités de retard et indemnité forfaitaire de recouvrement. | Utilisé lors des relances clients ou litiges. | Champ spécifique pénalités / indemnités. |
Devise utilisée pour la facture (EUR, USD…). | Permet la conversion et le suivi comptable. | Code devise ISO structuré. |
Référence d’un bon de commande ou contrat (si applicable). | Permet de rapprocher la facture d’un engagement ou d’un achat. | Identifiant commande structuré dans le flux électronique. |
Mention particulière de TVA (ex : exonération, autoliquidation, franchise en base). | Permet d’appliquer le bon traitement fiscal. | Code régime TVA structuré pour l’administration. |
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