Statut : facture refusée

Quand une facture est refusée des deux côtés, elle est juridiquement considérée comme n’ayant jamais existé. Comptablement, on ne la traite donc pas comme une facture annulée, mais comme une facture non émise et non reçue.

Principe clé : pas de facture = pas d’écriture.

Tant que la facture est refusée, elle n’est pas validée juridiquement, elle ne doit pas entrer dans la comptabilité et elle ne génère ni TVA ni chiffre d’affaires. On parle d’un rejet avant comptabilisation.

Côté fournisseur (émetteur), deux situations possibles. Dans le cas normal, le plus fréquent, la facture est refusée sur la plateforme (erreur de prix, de TVA, de client, etc.). La facture est alors annulée dans le système de facturation, elle ne doit pas être comptabilisée et elle ne doit pas être définitivement numérotée. En pratique, soit on la supprime, soit on la conserve comme brouillon rejeté. Comptablement, il n’y a aucune écriture.

Concernant la numérotation, point très important : si la facture avait déjà reçu un numéro, celui-ci ne peut jamais être supprimé. On conserve donc la trace du rejet pour maintenir la continuité de la numérotation, mais sans passer d’écriture comptable.

Côté client (récepteur), la logique est la même. Une facture refusée n’est pas une dette, n’est pas une charge et n’ouvre aucun droit à déduction de TVA. Elle ne doit donc jamais être comptabilisée. Il s’agit simplement d’un document rejeté dans le flux.

Il faut bien distinguer ce cas d’un avoir. Si une facture a été acceptée puis annulée, un avoir est obligatoire. Si la facture est refusée avant validation, il n’y a aucune action comptable à réaliser. Le refus remplace l’avoir, ce qui fait partie des objectifs de la réforme de la facturation électronique.

Dans le cycle de vie des factures électroniques (PDP ou PPF), les statuts classiques sont déposée, rejetée et acceptée. Une facture rejetée sort du cycle de vie, n’entre pas en comptabilité et peut être réémise après correction. On parle souvent de refus métier.

En résumé, une facture refusée par les deux parties n’existe pas comptablement, ne génère aucune écriture, ne nécessite pas d’avoir et peut être réémise corrigée. Elle est considérée comme n’ayant jamais été émise.